Antes de pedir más presupuesto TI, revisa lo que ya estás pagando
¿Cuántas licencias de software paga tu empresa todos los meses? ¿Y cuántas se utilizan realmente?
Licencias asignadas a personas que ya no las necesitan, planes sobredimensionados, herramientas que cumplen funciones similares y renovaciones automáticas pueden transformar parte del presupuesto tecnológico en un gasto difícil de detectar.
Un estudio de SoftwareOne y ThoughtLab, realizado a 600 empresas internacionales, reveló que el 46% de las compañías medianas considera demasiado altos sus costos de software. Además, distintas referencias de la industria sitúan entre un 25% y 30% el gasto en software que podría estar subutilizado.
Las cifras no representan específicamente a empresas chilenas, pero plantean una pregunta que sí vale la pena hacerse:
Antes de aumentar el presupuesto TI, ¿Estamos aprovechando correctamente lo que ya tenemos?
¿Dónde se esconde el gasto en software?
El problema no siempre está en una gran compra tecnológica. Muchas veces se acumula en pequeñas ineficiencias que se mantienen mes a mes.
Una licencia que continúa asignada a un excolaborador. Un plan superior al que realmente necesita un usuario. Dos áreas pagando herramientas que hacen prácticamente lo mismo. O una renovación que se ejecuta automáticamente sin revisar primero el uso.
En entornos como Microsoft 365, donde pueden coexistir distintos planes, funcionalidades y perfiles de usuario, revisar periódicamente las licencias permite detectar oportunidades de reasignación y optimización.
Optimizar no significa simplemente recortar
Reducir costos y optimizar no son necesariamente lo mismo.
Una correcta gestión de licencias de software busca determinar qué utiliza realmente la organización, qué necesita cada perfil y qué herramientas están generando valor.
Eso puede significar eliminar licencias sin uso, pero también reasignarlas, ajustar planes o aprovechar capacidades que la empresa ya tiene contratadas antes de incorporar nuevas soluciones.
El objetivo no debería ser tener menos tecnología.
Debería ser obtener más valor de la tecnología que ya estamos pagando.
Del ahorro a la innovación
Esta revisión puede tener un efecto que va más allá de reducir una factura.
Según el estudio de SoftwareOne y ThoughtLab, el 59% de los CFO consultados identifica los ahorros obtenidos mediante la optimización de software y nube como una fuente importante para financiar innovación.
Esto convierte la optimización del gasto TI en una conversación que también involucra a Finanzas y Gerencia.
Recursos que hoy están destinados a herramientas subutilizadas podrían reasignarse a nuevas iniciativas de ciberseguridad, automatización, inteligencia artificial, datos o modernización tecnológica.
¿Cuándo conviene revisar las licencias?
Un buen momento es antes de una renovación, especialmente si la empresa ha aumentado o reducido su dotación, incorporado nuevas herramientas o lleva tiempo renovando contratos sin analizar su utilización.
La revisión puede comenzar con tres preguntas simples:
- ¿Qué tenemos contratado?
- ¿Quién lo está utilizando?
- ¿Realmente necesitamos mantenerlo de la misma manera?
Tener esas respuestas permite tomar decisiones basadas en uso real y no solamente en lo contratado históricamente.
En TIBOX ayudamos a las organizaciones a revisar y optimizar sus entornos tecnológicos, incluyendo Microsoft 365 y servicios cloud, para mejorar el aprovechamiento de las herramientas y alinear la inversión TI con las necesidades reales del negocio.
Antes de buscar más presupuesto para tecnología, quizás vale la pena revisar cuánto puedes liberar del que ya tienes.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué una empresa puede terminar pagando licencias que no utiliza?
Por cambios de personal, planes sobredimensionados, herramientas duplicadas o renovaciones realizadas sin revisar previamente su uso.
¿Cómo se pueden optimizar las licencias de Microsoft 365?
Revisando las licencias asignadas, el uso real de cada usuario y las funcionalidades necesarias según su perfil antes de renovar o contratar nuevos planes.
¿Optimizar licencias significa necesariamente reducirlas?
No. También puede significar reasignarlas, ajustar el tipo de licencia o aprovechar funcionalidades ya contratadas para evitar herramientas adicionales.
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